Nem halasztható az iroda kialakítás?
Kisebb cégek esetén gyakran gátja az iroda kialakítás ötletének, hogy maga az iroda nem képezi a tulajdonukat. Ha egy bérelt helységben végezzük a cégtevékenységet, nem biztos, hogy a főbérlő bele fog egyezni bárminemű átalakításba. Hovatovább nem is biztos, hogy szeretnénk pénzt ölni valamibe, ami nem a miénk. Így hát munkálatokba általában azok a nagyobb vállalatok kezdenek, akik saját tulajdonukat akarják dizájnosabbá, modern elvárásoknak megfelelőbbé tenni.
Ugyanakkor sokszor fordul az is elő, hogy teljes irodaépületeket üzemeltető cégek gondolják úgy, a bérlőik elvárásait már nem tudják biztosítani iroda kialakítás nélkül. Ez lehet a szellőző rendszer felújítása, vagy valami látványosabb térelválasztás, menza terület kiépítésétől bármi. Ritkább esetben az is előfordul, hogy meglévő épület új tulajdonoshoz kerül, aki a leghatékonyabban úgy látja jónak a kihasználását, ha irodaépületté alakítja. Ebben az esetben az a könnyebbség fennáll, hogy nem kell bérlőket átmenetileg kitelepíteni, vagy bérlők mellett végezni a munkát.
Az iroda kialakítás lépésről lépésre
Az első mindig az igény fellépése, és annak konkretizálása: milyen újításokat, változtatásokat is akarunk? A kivitelező akkor tud belépni, ha legalábbis már terv van arra nézve, milyen célt szeretnénk elérni. Az iroda kialakítás egy terepszemlével indul, a generál kivitelező kiszáll a helyszínre és a műszaki tervek alapján átnézi az épületet, felméri a terepet. Ez alapján tud majd árajánlatot adni, hovatovább egy ütemtervvel előállni. Ez az üzleti szférában kifejezetten fontos szempont és nagy kincs az a precíz kivitelező, aki határidőre adja át az épületet.
Az ajánlattétel természetesen még nem jelent üzletkötést, a megrendelő ilyenkor általában több kivitelezőt hasonlít össze. Ha azonban kiválasztotta a megfelelőt, neki is esetnek a felújításnak. Természetesen nincs iroda kialakítás szerződéskötés nélkül, erre van egy sztenderd szöveg, ettől ritkán lehet eltérni. Általában csatolják hozzá a közösen letisztázott ütemtervet, de ez ritkán képezi biztosíték tárgyát, nem is szokás felelősséget vállalni érte, hiszen egy építkezés számos olyan tényező miatt is csúszhat, ami nem a kivitelezőn áll vagy bukik.
Az első lépések közt van egy nagyobb előleg átutalása is. Ez azért elengedhetetlen az iroda kialakítás során, mert már a kezdeti fázisban anyag és útiköltség lép fel, amit a kivitelezőnek fedeznie kell valamiből. Általában akkor tudják csak elkezdeni a valós munkát, ha ez megtörtént.
Az iroda kialakítás kivitelezése
Attól függően, hogy új épületet emelünk a semmiből, vagy régi újítunk, szükség lehet a terep rendezésére. Egy működésen kívüli épület tele lehet kacatokkal, évtizedekkel korábbi bútorokkal, ezeket elszállíttatni, megsemmisíteni szükséges, mielőtt megkezdheti a kivitelező az iroda kialakítás munkálatait. Apró felújítási munkák esetén előfordulhat, hogy a cég tevékenysége változatlanul folyik, miközben az irodában zajlanak a munkálatok.
Ez cseppet sem szerencsés helyzet, hiszen mindkét félt zavarja a másikat a becsületes munkájában. Éppen ezért a nagyon kis volumenű iroda kialakítás inkább szakaszosan, hétvégente zajlik, amikor beütemezhető anélkül, hogy a dolgozókkal egyszerre tartózkodnának ott a kivitelezők. Ennél gyakoribb azonban a teljes átalakítás, ilyenkor a cégek egy időre átmenetileg átteszik a székhelyüket, összevonják az adott részleget másik épületben működő osztályokkal, vagy egyszerűen nagylelkűen bánnak a home office intézményével.
Az iroda kialakítás a lecsupaszított épületen veszi kezdetét a terveknek megfelelően. Ha kell alapoznak, falakat bontanak, emelnek, szellőző rendszert alakítanak át, ablakokat építenek be. A nagy szerkezeti átalakítások az elsők, a nyílászárók berakása, festés, bútorozás csak ezután következik. Járólap, vagy szőnyeg kerül a földre, irodáról lévén szó a vezetékek diszkrét, padlóba ágyazott elhelyezésével, a tárgyalók technológiai szükségleteit is figyelembe véve. Egy iroda kialakítás sem ér véget addig, amíg jó alaposan ki nem takarították a frissen elkészült helységet. A legtöbb generál kivitelező csak ezután adja át a kész épületet.
Az iroda kialakítás ütemezése
A legtöbb esetben egy iroda kialakítás ütemezésekor nem csak arról van szó, hogy az építési munkálatok minden részfeladata időre elkészüljön és összességében ne legyen csúszás. Mivel a megbízó általában egy cég, nem csak az átadást veszélyeztetjük, hanem az ő ütemezését is. Nagyobb cégek általában negyedévekben gondolkodnak, arra kapnak keretet is. Ráadásul minél nagyobb a cég, annál rugalmatlanabb, ha utólagosan engedélyezetni kell adott esetben további összegeket. Nem családokról van szó, ahol vasárnapi estebéd fölött összeül a kupaktanács, hanem más időzónából vezényelt, ide oda felterjesztendő kérelmekről, amik adott esetben hetekig is vergődhetnek főnök és beosztott között, mire döntés születik. Éppen ezért egy iroda kialakítás során kiemelten fontos, hogy ne csak időben tartsa a kivitelezőnk a határidőt, hanem keretösszegben is pontosan tudja behatárolni, mire lesz igénye a megvalósításhoz.
